Veelgestelde vragen over meldpunten

Waarvan kan ik een melding doen bij een meldpunt?

Het meldpunt is een website speciaal ingericht en toegankelijk voor jouw organisatie waarop  je als medewerker een (ernstige) wetsovertreding of integriteitsschending kunt melden. Ook als het om een vermoeden gaat, kun je een melding doen.

Afhankelijk van de regels die op een onderneming van toepassing zijn, kun je verschillende soorten wetsovertredingen of integriteitsschendingen melden: verplichte en niet-verplichte meldingen en meldingen waarbij klokkenluidersbescherming geldt. Je kunt ook ongewenste omgangsvormen melden.

Een melding komt bij een meldingscomité of hotline committee, dat precies weet wat er met een melding moet gebeuren, bijvoorbeeld melden bij de AFM.
  
Kan ik anoniem melden?
Als je iets wilt melden, maar je zorgen maakt over eventuele consequenties, kun je anoniem melden. Het meldpunt maakt een soort chatroom, waar het meldcomité je melding kan lezen (maar geen gegevens van de afzender). Het meldcomité kan ook een boodschap achterlaten, bijvoorbeeld een vraag om toelichting of hoe de melding afgehandeld is. Dat laatste is een wettelijke verplichting voor organisaties die onder de klokkenluidersregeling vallen (meer dan 50 medewerkers). Jij krijgt van de chatroom een toegangscode.
  
Wat gebeurt er met een melding?
Voordat je een melding doet, kun je lezen wat de interne procedure is. Je melding gaat naar een speciale commissie die door de hoogste leiding van de organisatie benoemd is. Dit meldcomité kan besluiten tot feitenonderzoek, eventueel met hulp van externe deskundigen. Voor sommige feiten geldt dat ze gemeld moet worden bij de AFM (bijvoorbeeld handel met voorkennis) of bij justitie (bijvoorbeeld een ernstig zedendelict). Deze verplichting tot melding van strafbare feiten of zaken waar een groot risico mee samenhangt, geldt ook voor een vertrouwenspersoon. De Wet Huis voor Klokkenluiders verplicht tot informeren van een melder over wat er met de melding gebeurt: bijvoorbeeld onderzoek, maatregelen, klachtenprocedure enz.
  
Waarom een meldcomité?
De leden van een meldcomité zijn aangewezen door de leiding van de organisatie. Zij zijn deskundig en discreet. Ze kunnen een melding volgens een vaste procedure afhandelen en zij weten hoe dat moet. Ze houden daarbij nauwkeurig in het oog wat de belangen zijn van de verschillende partijen die bij een melding betrokken zijn. Voor een organisatie is het belangrijk om in een vroeg stadium intern maatregelen te kunnen nemen. Daardoor hoeft een probleem niet te escaleren. Voor melders of andere medewerkers mag een melding geen rechtspositionele gevolgen hebben. De klokkenluidersregeling biedt daarbij bescherming.
  
Welke bescherming krijgen melders en klokkenluiders?
Een meldprocedure is een interne zaak: de organisatie handelt de meldingen in principe zelf af. Het meldcomité laat de melder weten wat er met de melding gedaan is.
Als na de interne afhandeling de misstand voortduurt, kan de melder extern gaan melden, bijvoorbeeld bij het Huis voor Klokkenluiders of bij een meldpunt voor de sector of branche. De rechtspositionele bescherming van de melder geldt vanaf het moment dat deze een melding doet. In een organisatie met een serieuze speak up-cultuur, wordt de medewerkers die iets willen melden op voorhand bescherming geboden in een reglement.
  
Wat is de meerwaarde van een digitaal meldpunt?
Ook voor niet-beursgenoteerde bedrijven is het verstandig om medewerkers een laagdrempelige voorziening te bieden om melding van misstanden of ongewenste omgangsvormen te bieden.
In de eerste plaats verplicht de Arbowet de werkgever te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Daar hoort ook psychologische veiligheid bij.
Verder kan met een goede interne meldregeling voorkomen dat melders zich genoodzaakt voelen extern te gaan melden. De mogelijkheid om een probleem eerst intern op te lossen wordt daardoor kleiner.
En een derde voordeel van een meldpunt is dat het vroegtijdig signalen opvangt, ook kleine. Daarmee kan voorkomen worden dat een organisatie strafbare feiten begaat.
  
Wat zegt de wet over beursgenoteerde bedrijven?
Alleen beursgenoteerde bedrijven zijn volgens de wet verplicht een meldpunt in te stellen voor het melden van (vermoedens van) overtredingen van de beursregels. Deze bedrijven moeten hun medewerkers verplichten deze overtredingen te melden. Uit deze verplichting vloeit voort dat de medewerker bij een melding recht heeft op klokkenluidersbescherming.
  
Welke bescherming bieden niet-beursgenoteerde bedrijven?
Als een niet-beursgenoteerde onderneming toch een meldingsplicht wil opleggen aan de medewerkers ter bevordering van de speak up-cultuur of om de naleving van regels te stimuleren, zijn de medewerkers beschermd door de in 2016 ingevoerde regeling van het Huis voor Klokkenluiders. Dat wil zeggen: als het gaat om misstanden, waarvoor de Wet Huis voor Klokkenluiders geldt. Als er specifieke of bedrijfseigen verplichtingen zijn tot melden, dient de werkgever de bescherming expliciet te bieden en deze te noemen in de voorlichting.
    

Veelgestelde vragen over vertrouwenspersonen

  
Wat mag ik van de vertrouwenspersoon verwachten?
De vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om te luisteren naar wat je te vertellen hebt. Daarbij is ruimte voor emoties, als die een rol spelen en als je daarover je hart wilt luchten. Alles wat je vertelt is vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon maakt geen verslag, onderneemt geen stappen, gaat niet op onderzoek. Wel brengt de vertrouwenspersoon de vraag naar voren wat je verder zou willen met je verhaal. Samen bespreek je de opties, maar je behoudt zelf de regie. Je bepaalt zelf wat er verder wel of niet gebeurt.
  
Moet de vertrouwenspersoon echt altijd zwijgen?
Er zijn twee uitzonderingen waarbij een vertrouwenspersoon de plicht heeft informatie door te geven. In de eerste plaats moet de vertrouwenspersoon een ernstig misdrijf (bijvoorbeeld verkrachting) bij justitie melden. In de tweede plaats kan er sprake zijn van ernstig veiligheidsrisico (bijvoorbeeld bij dreigen met geweld). Dan heeft de vertrouwenspersoon de plicht de autoriteiten in kennis te stellen van deze feiten.
  
En als ik een conflict heb over afspraken over mijn werktijden?
De vertrouwenspersoon is er voor ongewenst gedrag en misstanden als diefstal en fraude, niet voor arbeidsconflicten. Het lastige is wel een grens te trekken tussen arbeidsconflicten en ongewenst gedrag, omdat deze twee zaken in de praktijk soms door elkaar lopen. Natuurlijk mag je een vertrouwenspersoon hierover raadplegen, maar het is goed om zelf te beseffen dat dit verschil bestaat.
  
Hoe maak ik een afspraak met de vertrouwenspersoon?
In de organisatie waar je werkt zijn de contactgegevens van de vertrouwenspersonen te vinden op de (interne) website of in een brochure. Je kunt gewoon opbellen en een afspraak maken. Daarbij begint meteen de vertrouwelijkheid. Mailverkeer kun je beter vermijden. Je kunt op een locatie afspreken die jij prettig vindt, bijvoorbeeld in een meeting point of vergadercentrum. De vertrouwenspersoon mag daar kosten voor maken. Misschien biedt de vertrouwenspersoon een vervolggesprek aan. Dat kan bijdragen aan verheldering of een goede afweging van wat je verder wilt met je verhaal.
    

Veelgestelde vragen over de werkcultuur

  
Is cultuur niet een heel vaag begrip?
Cultuur is inderdaad een kwestie van beleven en ervaren. Maar als je mensen vraagt om de cultuur van vroeger thuis te omschrijven, hebben ze daar genoeg woorden voor: hartelijk, warm, open, zorgzaam, of afstandelijk, kil enz. Voor een organisatie geldt hetzelfde: zorg je voor elkaar? help je elkaar? waardeer je elkaar? accepteer je kritiek? accepteer je leiding? enzovoort.
Natuurlijk verschillen organisaties. Een ministerie heeft een andere cultuur dan een transportbedrijf. Maar de mensen hebben meer overeenkomsten dan verschillen: behoefte aan een veilige werkplek, behoefte aan waardering en vertrouwen. Vandaar dat de Arbowet werkgevers verplicht te zorgen voor een (psychisch) veilige en gezonde werkomgeving.
  
Is cultuur te verbeteren?
Als de cultuur niet goed is, voelt iedereen dat. Maar wat doe je er aan? Wat goed kan helpen, is de beleving van de medewerkers in beeld brengen. Cultuuronderzoek dus. Als alle medewerkers goed nadenken over speciaal ontwikkelde vragen, komt er veel informatie op tafel. Zo ontstaat een goed inzicht in de behoeften van de medewerkers en leg je een waardevolle basis om een verbeterplan op te stellen. Het gaat vaak om voor de hand liggende zaken als waardering, openheid en betrokkenheid. Maar die komen er niet vanzelf. Een verbeterproces vraagt zorgvuldige stappen van onderzoek, verwachtingen in beeld brengen en afspraken over omgangsvormen maken. Voorbeeldgedrag is uiteindelijk heel belangrijk. Als de leiding de goede omgangsvormen uitdraagt in woord en gedrag is dat de beste kans op navolging.