Meldpunten

Een door Emtrust ingericht meldpunt functioneert als de interne route die een werknemer bewandelt voor het melden van een incident (bijvoorbeeld ongewenst gedrag) of misstand (bijvoorbeeld corruptie). In Nederland, waar de Wet Huis voor Klokkenluiders van kracht is voor organisaties met meer dan 50 medewerkers, geldt dat voor misstanden eerst intern gemeld moet zijn voordat een melding gedaan kan worden bij het Huis voor Klokkenluiders.

 

Het meldpunt vangt ook signalen op van ongewenst gedrag dat niet onder de klokkenluidersregeling valt. Zo signaleert u incidenten snel en bevordert u een sociaal veilige werkomgeving. Emtrust adviseert het meldpunt ook open te stellen voor externe stakeholders. Eenderde van de meldingen komt immers van buiten de organisatie.

Wat houdt het in?

Hoe werken Emtrustmeldpunten

  • Inhoud alleen zichtbaar voor een door uw organisatie aangewezen persoon.
  • Voor medewerkers te bereiken via een button op uw eigen website of intranet.
  • Verlaagt de drempel tot melden en bevordert de speak up-cultuur.
  • Inhoud versleuteld.
  • Beschermt de identiteit van de melder en de inhoud van de melding.
  • U houdt zelf de regie over de afhandeling.

 

“Het interessante is dat anonimiteit gegarandeerd kan worden

zonder in te boeten op de effectiviteit van de follow-up van de melding.”

Anoniem melden

Om de drempel tot melden zoveel mogelijk te verlagen, kunnen medewerkers ook anoniem melden. Via een individuele secured chatroom is zelfs communicatie met de anonieme melder mogelijk over de afhandeling van de melding. Dat bevordert de speak up-cultuur. Bij integriteitsschendingen is feedback verplicht.

Gunstige prijs

Emtrust is een not-for-profit organisatie. Ook door het uitgekiende ontwerp betaalt u een zeer lage jaarlijkse vergoeding.

Waarom?

Waarom een interne meldingsroute

Een interne meldroute geeft de organisatie de kans om te onderzoeken wat er aan de hand is en orde op zaken te stellen. Het is zowel een route voor zakelijke misstanden alsook voor ongewenst gedrag, zoals pesten of intimidatie. Tijdige signalen voorkomen dat de organisatie een strafbaar feit begaat of ernstige reputatieschade oploopt.

Een goede interne meldroute voldoet aan een paar belangrijke voorwaarden, bijvoorbeeld de garantie van vertrouwelijkheid, afspraken over handelingsbevoegdheid, doorlooptijd enzovoort.
Zie voor een mogelijke aanpak het EBBEN Whistleblowing Process.

Verplicht

In Nederland moeten organisaties met 50 of meer werknemers volgens de Wet Huis voor Klokkenluiders sinds 2016 een interne meldroute hebben voor zakelijke misstanden. Het Emtrustmeldpunt is de kern van die interne meldingsroute. Emtrust kan u ondersteunen bij het ontwerpen van een regeling.

Risicobeheer

Steeds meer landen verplichten organisaties van een bepaalde omvang of in bepaalde sectoren een meldkanaal te bieden aan medewerkers. Uw speak up-regels worden op het meldpunt duidelijk weergegeven voor medewerkers. Dat kan in elke gewenste taal.

Grote internationale organisaties als OECD en Transparency International beschouwen een meldpunt als een onmisbaar onderdeel van het risicobeheer. Ze moedigen ook aan om het meldpunt open te stellen voor derden als vendors, klanten en andere stakeholders.

Europa

In Europa is het wettelijk kader sterk in beweging. De Europese verordening van 2017 verplicht bedrijven om een meldkanaal in te richten. Sommige lidstaten gaan verder. In Frankrijk bepaalt de Loi Sapin II sinds 2017 dat bepaalde bedrijven hun interne meldkanaal bij een onafhankelijke provider moeten beleggen.

Emtrust is onafhankelijk

Anoniem melden wordt geloofwaardiger als het meldpunt extern is belegd. Medewerkers van uw afdeling IT hebben geen toegang tot meldingen. Bovendien: als het meldpunt buiten de organisatie wordt belegd, kunnen geen meldingen ‘verdwijnen’. Het Emtrustmeldpunt draait op state-of-the-art-techniek voor beveiliging.

Advies

Emtrust kan haar opdrachtgevers adviezen geven over de inrichting van een meldpunt, de regelingen en procedures, en de communicatie. Emtrust kan daarbij een beroep doen op adviseurs van EBBEN Partners. Zij hebben ook de techniek van het meldpunt ontwikkeld. Voor juridisch advies met betrekking tot het meldpunt werkt Emtrust samen met Liance Legal.

Melden of bespreken?

Vertrouwenspersoon blijft nodig

De vertrouwenspersoon helpt mensen die overwegen te melden: vaak met steun bij de emoties, maar ook met begeleiding bij het doen van (juiste) meldingen. Emtrust biedt een systeem van (externe) vertrouwenspersonen, ter versterking van de speak up-cultuur.

Integrity as a service