20 aug Misbruik van vertrouwenspersonen

Op tamelijk grote schaal worden in Nederland vertrouwenspersonen misbruikt. En velen van hen laten zich dat zonder probleem welgevallen. Bij veel organisaties krijgt de vertrouwenspersoon namelijk een rol toebedeeld in de procedure van het melden van misstanden: “De melding dient plaats te vinden bij de vertrouwenspersoon”. Hoe fout kan je het doen!

Energie en zorgvuldigheid moeten ingezet worden op het bereiken van vertrouwen bij de medewerkers dat zij onder volstrekte geheimhouding hun hart over zeer gevoelige kwesties kunnen uitstorten bij een vertrouwenspersoon. Die durf zal bevorderd worden door de wetenschap dat die vertrouwenspersoon bereid en in staat is het onderwerp op verzoek ‘te vergeten’.  Hij of zij wil niet het risico lopen dat hij de zeggenschap kwijt raakt over zijn probleem. Bijvoorbeeld door sterk aan te dringen op melden. Of erger nog: de melding op eigen initiatief ter hand zal nemen. Nu kan wel in de regeling staan dat de vertrouwenspersoon dat niet mag, maar je weet maar nooit. Die vrees moet vermeden worden: laat de vertrouwenspersoon daarom geheel buiten de meldingsprocedure. Redactionele ondersteuning, verder moet een vertrouwenspersoon niet gaan.

Een tweede reden om de vertrouwenspersoon buiten de meldingsprocedure te houden is de volgende. Niet zelden zal er naar aanleiding van een melding een onderzoek plaats vinden. Een potentiele melder zou de vrees kunnen hebben dat onderzoekers ook de vertrouwenspersoon die gemeld heeft gaan interviewen en dat die details en omstandigheden onthult die de medewerker niet wenst prijs te geven.

Vertrouwenspersoon doet geen onderzoek

Een bekende fout is ook dat HR mensen als vertrouwenspersoon worden aangesteld. ‘Zij kennen immers al iedereen, en hebben in hun opleiding geleerd empathisch om te gaan met mensen’ of soortgelijke kwalificaties. Ik ken een hoofd HR en zij meent uit de grond van haar hart dat iedereen zijn/haar hart bij haar durft uit te storten. Hoe lief en onschuldig.

Maar het kan nog fouter. Wij lezen soms in een regeling dat de vertrouwenspersoon ‘onderzoek doet’ naar aanleiding van een melding. De medewerker met een probleem zal dan echt het gevoel hebben dat hij geen controle meer heeft over de informatie die hij zou willen delen met een vertrouwenspersoon.

Jaap ten Wolde
Adviseur integriteit EBBEN Partners
Augustus 2018

Wie zijn onze vertrouwenspersonen?